Top 5 mẫu báo cáo nhân sự cụ thể, phổ biến nhất 2023

Báo cáo nhân sự là một phần quan trọng trong quản lý tình hình nhân sự. Dưới đây là những thông tin cần thiết về báo cáo tình hình nhân sự và các mẫu báo cáo nhân sự tiêu chuẩn. Hãy cùng Ninja khám phá ngay!

I. Báo cáo nhân sự là gì?

Báo cáo nhân sự là một công cụ phân tích cung cấp thông tin chi tiết và chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực. Nhằm mục tiêu cải thiện hiệu suất lao động, quy trình tuyển dụng và các hoạt động nhân sự quan trọng khác. Đây là một phần không thể thiếu để đánh giá và hoạch định chiến lược nhân sự phù hợp trong tổ chức.

Bằng cách sử dụng các chỉ số và đánh giá về nhân sự, bạn có thể phát hiện các xu hướng, xác định hiệu quả làm việc, tận dụng các điểm mạnh và cải thiện các điểm yếu của tổ chức. Với sự phát triển ngày càng tăng về nhân sự, mẫu báo cáo nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các chuyên gia thu thập thông tin tốt nhất có thể. Đồng thời tự động hóa các hoạt động thủ công trước đây.

>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc chuẩn xác nhất mà bạn không thế bỏ qua 

II. Những nội dung cần có trong báo cáo nhân sự

Thông thường một file báo cáo nhân sự hàng tháng sẽ gồm 5 nội dung như sau: tình hình tổng quan, tình hình đào tạo, hiệu quả tuyển dụng, tình hình thu nhập,…..

1. Đánh giá chung tình hình nhân sự

Mở đầu báo cáo tình hình nhân sự của công ty cuối năm, cần bắt đầu bằng số liệu tổng quan trước khi đi vào chi tiết. Thông thường, báo cáo sẽ bao gồm ba phần chính như sau:

– Thống kê số lượng nhân sự

Tổng hợp số lượng nhân sự hiện tại gồm nhân viên chính thức, nhân viên thử việc và nhân viên làm việc bán thời gian. Cùng với số lượng nhân viên đã nghỉ việc trong khoảng thời gian đã qua.

– Thống kê tỷ lệ nghỉ việc

Sử dụng một công thức cụ thể để tính toán tỷ lệ nghỉ việc. Kết quả này sẽ cho biết mức độ nghỉ việc trong thời gian vừa qua. Hơn nữa có thể chỉ ra mức chi phí tuyển dụng lớn của doanh nghiệp nếu tỷ lệ này cao.

– Thống kê nhân sự theo công việc

Tổng hợp thông tin về cơ cấu công việc của nhân sự, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về chất lượng và phân bố nhân sự trong các vị trí công việc. Thông qua việc này, có thể nhận ra các vị trí thiếu nhân sự và dư nhân sự, từ đó lập kế hoạch điều chỉnh nhân sự một cách rõ ràng.

2. Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự

Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự là việc cung cấp thông tin về quá trình đào tạo nhân sự và kết quả đạt được từ quá trình này. Báo cáo này bao gồm tổng chi phí và kết quả của quá trình đào tạo nhân sự.

Tổng chi phí của quá trình đào tạo nhân sự bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc nâng cấp cơ sở vật chất, công nghệ và các chi phí phát sinh trong quá trình đào tạo nhân sự.

Kết quả của quá trình đào tạo nhân sự thể hiện chất lượng của nhân sự đã trải qua quá trình đào tạo và đạt được những thành tựu gì trong suốt quá trình đào tạo.

3. Báo cáo hiệu quả tuyển dụng

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự thường được trình bày dưới dạng số liệu và được biểu đồ hóa bằng cột, hình tròn, đường để mang lại cái nhìn rõ ràng về kết quả tuyển dụng. Báo cáo tuyển dụng nhân sự giúp ban lãnh đạo đánh giá và thực hiện kế hoạch tuyển dụng. Báo cáo hiệu quả tuyển dụng cần bao gồm hai nội dung quan trọng sau:

– Thống kê tổng số hồ sơ (CV) tuyển dụng thu được: Thông qua con số này, ta có thể nhận biết được mức độ thu hút ứng viên mà chiến dịch tuyển dụng của doanh nghiệp đạt được.

– Thống kê tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Thông qua tỷ lệ này, nhà quản lý tuyển dụng có thể đánh giá hiệu quả của nguồn ứng viên. Điều này giúp dễ dàng điều chỉnh hoạt động tuyển dụng nếu cần thiết để đảm bảo hiệu quả.

4. Báo cáo thu nhập nhân sự

Báo cáo thu nhập nhân sự là việc thống kê số lượng tiền lương cố định của toàn bộ nhân sự. Quá trình báo cáo thu nhập nhân sự liên quan đến sự hợp tác với bộ phận kế toán để đảm bảo kết quả chính xác. Đồng thời phân tích tỷ lệ phần trăm lương mà nhân sự nhận được so với mức lương trung bình.

Báo cáo này được coi là một phần báo cáo mang tính khách quan cao nhất. Mang lại tỷ lệ chính xác nhằm đánh giá xem khoản tiền thưởng đã phù hợp hay chưa. Sau đó sẽ có kế hoạch về chế độ lương thưởng hợp lý hơn so với mức lương cố định của từng nhân viên.

5. Báo cáo tình hình chấp hành nội quy, quy chế 

Thống kê tỷ lệ tuân thủ và vi phạm quy định của nhân viên giúp ban lãnh đạo điều hành lại thái độ làm việc một cách hiệu quả hơn. Qua quá trình báo cáo nhân sự, ta có thể đánh giá tính khả thi của các quy định doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Cũng như khắc phục và sửa chữa các lỗi trong quy định nếu có.

III. Mẫu báo cáo nhân sự phổ biến nhất hiện nay

Để tạo ra một mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty toàn diện, chính xác và dễ hiểu, người thực hiện báo cáo cần có cái nhìn tổng thể về bộ phận nhân sự. Đồng thời theo dõi và nắm bắt mọi hoạt động của bộ phận trong thời gian gần đây. Điều này giúp quá trình thống kê trở nên đơn giản, đáng tin cậy và hiệu quả nhất.

1. Mẫu báo cáo về biến động nhân sự

Báo cáo về biến động nhân lực thường tập trung vào ba yếu tố chính sau:

– Thống kê số lượng nhân viên tại thời điểm lập báo cáo. Bao gồm nhân viên chính thức, nhân viên thử việc và nhân viên làm thời gian bán thời (nếu có).

– Đánh giá số lượng nhân viên nghỉ việc trong thời gian đánh giá. Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc được tính dựa trên công thức tỷ lệ nghỉ việc = số nhân viên nghỉ việc / số nhân viên làm việc trung bình trong năm (hoặc tháng).

– Thống kê số nhân viên theo từng vị trí.

2. Mẫu báo cáo hiệu quả sử dụng lao động

Mục tiêu của báo cáo về hiệu suất sử dụng lao động là so sánh hiệu suất làm việc của một bộ phận hoặc doanh nghiệp theo tháng/quý/năm. Hoặc so sánh hiệu suất làm việc giữa các bộ phận, phòng ban có chức năng tương tự.

Thông qua báo cáo này, bộ phận nhân sự sẽ có cơ sở để phân tích các vấn đề liên quan đến hiệu suất của từng nhân viên. Bao gồm cơ cấu vị trí chức vụ, mức lương, và phù hợp của trình độ với khả năng và tiềm năng phát triển của nhân viên.

Thông thường, báo cáo này được lập dựa trên 2 tiêu chí sau:

– Số lượng sản phẩm/định biên nhân sự

– Số lượng sản phẩm/tổng chi phí tiền lương.

3. Mẫu báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng được thực hiện theo chu kỳ thời gian, ví dụ như quý/tháng/năm. Vì vậy hiệu quả của báo cáo cũng phụ thuộc vào khoảng thời gian tuyển dụng của doanh nghiệp. Bằng việc báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng, có thể khắc phục các điểm mạnh và yếu hiện có trong quá trình chuẩn bị và kết quả tuyển dụng.

Điều này giúp người tuyển dụng lên kế hoạch tốt hơn cho các đợt tuyển dụng tiếp theo. Đặc biệt trong việc thu hút nhân lực cho những vị trí công việc có ít người quan tâm.

4. Mẫu báo cáo về khen thưởng, kỷ luật

Báo cáo về khen thưởng và kỷ luật là một bản tổng hợp thông tin về những cá nhân đã đạt thành tích tốt trong công việc. Đồng thời cũng là những cá nhân đã vi phạm các quy định kỷ luật trong công ty. Bản báo cáo này sẽ được trình lên ban lãnh đạo để từ đó có căn cứ để khen thưởng hoặc xử phạt nhân viên.

Qua bài viết này, Ninja hy vọng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập mẫu báo cáo nhân sự. Để trang bị những kỹ năng chuyên môn, đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, hãy liên hệ với Ninja để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ sớm nhất.