Cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản và chuyên nghiệp

Làm bảng chấm công trên excel là một phương pháp chấm công vẫn được nhiều doanh nhỏ lựa chọn vì tính tiện lợi và miễn phí. Vậy làm bảng chấm công trên excel như thế nào cho thật đơn giản và chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết trong những chia sẻ dưới đây nhé!

I. Cách tạo bảng chấm công trên excel

Bước 1: Định dạng bảng tính của bạn

Để tạo một bảng tính dễ đọc, trước tiên bạn cần định dạng. Làm cho tất cả các ô của bạn rộng hơn, bằng cách mở rộng ô A trước tiên. Sau đó bấm chuột phải vào cột A, chọn Copy, đánh dấu các cột từ B đến L, bấm chuột phải lần nữa và chọn Paste Special, sau đó chọn Formatting.

Bước 2: Đặt tiêu đề cho bảng chấm công của bạn

Nhập tên doanh nghiệp của bạn vào ô A1. Căn giữa văn bản theo chiều rộng và chiều cao, đồng thời định dạng văn bản theo phông chữ, kích thước (sử dụng cỡ chữ 38) và màu sắc, sau đó tô đậm. Đánh dấu các ô từ A1 đến L1. Chọn Merge & Center trên thanh công cụ Home .

Bước 3: Thêm nhãn vào bảng chấm công của bạn

Thêm các nhãn như NHÂN VIÊN và NGƯỜI QUẢN LÝ (với chữ ký và dòng ngày tháng cho mỗi cái), NGÀY BẮT ĐẦU CỦA TUẦN NÀY, TỶ LỆ TRẢ TIÊU CHUẨN và TỶ LỆ TRẢ TIỀN LÚC NÀY. Chúng tôi đã sử dụng các ô A2, A4, F2, F4, K2, K4, E6, H6 và K6.

Đối với NGÀY BẮT ĐẦU CỦA TUẦN NÀY, TỶ LỆ THANH TOÁN TIÊU CHUẨN và TỶ LỆ THANH TOÁN QUÁ THỜI HẠN, hãy chọn Wrap Text, để các từ không chiếm nhiều hơn một ô.

Trong các ô sau mỗi nhãn, hãy tạo một dòng để nhân viên và người quản lý viết hoặc nhập bằng cách hợp nhất các ô và sau đó áp dụng Bottom Border. Hợp nhất các ô từ A7 đến L7 để tạo ra một ngăn cách nhỏ giữa tập hợp các nhãn tiếp theo.

Bước 4: Thêm nhãn bảng chấm công

Trong hàng 8, hãy tạo nhãn cho mỗi cột: NGÀY, CÔNG VIỆC / CA LÀM, THỜI GIAN ĐẾN, THỜI GIAN RA VỀ,  TỔNG (GIỜ), QUÁ GIỜ (GIỜ), NGHỈ ỐM (GIỜ), NGHỈ PHÉP (GIỜ). THỜI GIAN ĐẾN và THỜI GIAN RA VỀ được liệt kê hai lần để tính cho thời gian nghỉ trưa.

Tô màu hàng bằng bất kỳ màu nào bạn chọn và sử dụng công cụ đường viền để đặt các hộp xung quanh nhãn cột. Căn giữa và in đậm văn bản.

Đối với bảng chấm công hàng tuần này, chúng tôi đã gắn nhãn các ô bên dưới DAY với các ngày trong tuần, bắt đầu bằng Thứ Hai trong ô A9 và kết thúc bằng Chủ Nhật trong ô A15. Căn giữa các nhãn lên và xuống và từ bên này sang bên kia. Sau đó, mở rộng hàng 8 đến hàng 19 để dễ đọc hơn. Các hàng của chúng tôi đều cao khoảng 46,00. Áp dụng đường viền cho tất cả các ô bên dưới hàng nhãn. Sau đó thêm Thick Box Borders để phân chia bảng tốt hơn.

Bước 5: In bảng chấm công

Nếu kế hoạch của bạn là in mẫu này và yêu cầu nhân viên nộp dữ liệu bảng chấm công viết tay thì bạn đã sắp hoàn thành!

Điều cuối cùng bạn cần làm là thiết lập nhãn cho các tổng. Trong các ô G16, G17 và G18, hãy viết GIỜ TUẦN NÀY, TỶ LỆ và TỔNG CỘNG. Trong ô K19, ghi TỔNG. Tạo các ô này bằng bất kỳ màu nào bạn thích, sau đó căn giữa và tô đậm văn bản. Sử dụng công cụ đường viền để làm cho các phần này nổi bật.

Đặt một số lần cuối cùng và đánh bóng trên tài liệu của bạn bằng cách loại bỏ bất kỳ đường lưới không cần thiết nào. Chọn View và bỏ chọn hộp cho biết Gridlines.

Bây giờ bạn có thể in các bản sao của bảng chấm công Excel này để nhân viên sử dụng.

– Đánh dấu mọi thứ bạn muốn in (từ A1 đến L1 và xuống hàng 19)

– Nhấp vào File > Print > Show Details

– Chọn Landscape Orientation (hướng ngang)

– Trong Print, chọn Selection

– Trong Margins, hãy chọn Wide Margins

– Chọn hộp cho biết Scale to fit  và nhấp vào Click.

II. Cách thêm công thức để tính toán tự động

Đây là nơi chúng tôi bắt đầu làm cho bảng tính kỳ diệu. Giả sử bạn chưa xóa hoặc thêm bất kỳ ngày nào vào bảng tính của mình, GIỜ TUẦN NÀY sẽ nằm trong ô G16, trong khi TỔNG phải ở ô K19.

Bước 1:

Làm theo hướng dẫn từ bước 5, sau đó đánh dấu các ô H16 trên L16 và xuống hàng 18. Chuyển các ô này và ô L19 thành màu xám. Giờ đây, các ô có tính toán của bạn sẽ nổi bật so với phần còn lại của bảng chấm công của nhân viên.

Bước 2:

Nhấp vào ô H16 hoặc bất kỳ ô nào ngay bên cạnh ô có ghi GIỜ TUẦN NÀY. Trong thanh công thức, nhập = SUM (H9: H15) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ thêm bất kỳ số nào được nhập vào cột có nhãn TỔNG (GIỜ).

Bước 3:

Nhấp vào ô I16. Trong thanh công thức, nhập = SUM (I9: I15) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ thêm bất kỳ số nào được nhập vào cột có nhãn HƠN GIỜ (GIỜ).

Bước 4:

Nhấp vào ô J16. Trong thanh công thức, nhập = SUM (J9: J15) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ thêm bất kỳ số nào được nhập vào cột có nhãn SICK (GIỜ).

Bước 5:

Bấm vào ô K16. Trong thanh công thức, nhập = SUM (K9: K15) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ thêm bất kỳ số nào được nhập vào cột có nhãn HOLIDAY (GIỜ).

Bước 6:

Bấm vào ô L16. Trong thanh công thức, nhập = SUM (L9: L15) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ thêm bất kỳ số nào được nhập vào cột có nhãn VACATION (GIỜ).

Bước 7:

Trong ô H17 (hoặc bất kỳ ô nào nằm ngay bên cạnh RATE), nhập mức lương theo giờ của nhân viên. Trong ô bên cạnh, hãy nhập tỷ lệ làm thêm giờ của nhân viên .
Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp thời gian nghỉ có lương (PTO) cho thời gian ốm đau, nghỉ phép và ngày lễ, hãy điền J17, K17 và L17 với tỷ lệ giờ tiêu chuẩn của nhân viên.

Bước 8:

Bây giờ để tính tổng phụ. Bấm vào ô H18 (hoặc bất kỳ ô nào nằm ngay bên cạnh SUB-TOTAL). Trong thanh công thức, nhập = SUM (H16 * H17) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ nhân tổng số giờ của nhân viên với mức lương tiêu chuẩn của họ để hiển thị số tiền họ nợ.

Bước 9:

Nhấp vào ô I18. Trong thanh công thức, nhập = SUM (I16 * I17) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ nhân số giờ làm thêm của nhân viên với tỷ lệ trả tiền làm thêm giờ của họ để hiển thị số tiền họ nợ.

Bước 10:

Nhấp vào ô J18. Trong thanh công thức, nhập = SUM (J16 * J17) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ nhân số giờ nghỉ ốm được trả lương của nhân viên với mức lương tiêu chuẩn của họ để hiển thị số tiền họ nợ.

Bước 11:

Bấm vào ô K18. Trong thanh công thức, nhập = SUM (K16 * K17) và nhấn Enter. Hộp này giờ sẽ nhân số giờ nghỉ lễ được trả lương của nhân viên với mức lương tiêu chuẩn của họ để hiển thị số tiền họ nợ.

Bước 12:

Bấm vào ô L18. Trong thanh công thức, nhập = SUM (L16 * L17) và nhấn Enter. Hộp này sẽ nhân số giờ nghỉ được trả lương của nhân viên với mức lương tiêu chuẩn của họ để hiển thị số tiền họ nợ.

Ví dụ: giả sử một nhân viên đã làm việc 42 giờ trong tuần này. Ô H16 bây giờ sẽ có giá trị 40, trong khi ô I16 sẽ là 2. Nếu công thức của bạn là chính xác. H18 sẽ cho biết 400, trong khi I18 sẽ cho biết 30.

Đây là những tính toán cơ bản và không bao gồm những thứ như thuế, thuế của người lao động hoặc các khoản khấu trừ tiền lương khác.

Bước 13:

Cuối cùng, chúng tôi sẽ tính tổng số tiền còn nợ. Chọn ô L19. Trong thanh công thức, nhập = SUM (H18: L18) và nhấn Enter. Hộp này bây giờ sẽ thêm năm tổng phụ để hiển thị tổng số tiền mà nhân viên của bạn đã kiếm được (trước tiền thưởng, thuế hoặc các khoản khấu trừ khác).

III. Làm bảng chấm công nhanh chóng và chuyên nghiệp với phần mềm chấm công trên điện thoại

Nếu đây là lần đầu bạn làm bảng chấm công trên excel thì sẽ khá vất vả vì bạn phải tạo bảng từ đầu, tạo hàm và nhập công thức. Hình thức chấm công này tuy không mất phí nhưng vẫn sẽ gặp rất nhiều khó khăn cho người quản lý khi tính toán số công làm việc và tính lương cho nhân viên.

Một giải pháp ưu việt mà chúng tôi muốn gợi ý cho bạn đó chính là phần mềm chấm công trên điện thoại – Achamcong. Phần mềm tích hợp công nghệ chấm công nhận diện khuôn mặt vô cùng hiện đại, giúp bạn chấm công tự động chỉ trong 1 – 2 giây. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ người dùng trong việc quản lý nhân sự, chia ca làm việc, hỗ trợ PR nội bộ,… Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm, bạn có thể tham khảo ngay tại đây: https://www.achamcong.com

Bài viết vừa rồi đã hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công trên excel chi tiết nhất. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết sau.